ระบบบัญชี

บริษัท Seramik จำกัด

ระบบบัญชี

พนักงานบัญชี

     1.  สามารถ Login เข้าใช้ระบบเพื่อจัดการข้อมูลต่างๆและเพิ่ม ลบ แก้ไข User

     2.  สามารถกรอกข้อมูลรายงานที่ร้องขอได้

     3.  สามารถเพิ่ม/ลบ/แก้ไข ใบเสร็จรับเงิน-ใบเสร็จจ่ายเงินได้

     4.  สามารถเพิ่ม/ลบ/แก้ไข ข้อมูลรายรับ-รายจ่ายได้

     5.  สามารถกรอกข้อมูล รายรับ-รายจ่ายได้

หัวหน้าบัญชี

     1.  จัดทำงบการเงิน งบประมาณ งบกระแสเงินสด และแบบพัฒนาการเงินได้

     2.  ควบคุมการบันทึกบัญชีต่าง ๆ และบุคลากรฝ่ายบัญชี – การเงิน

     3.  งานตรวจสอบเอกสารค่าใช้จ่ายอื่น ๆ 

     4.  จัดทำบัญชีจ่ายเงินสด

     5.  สามารถเพิ่ม ลบ แก้ไขได้

การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบพัฒนาระบบบัญชีมาใช้งาน

     การทำงานของแผนกบัญชี ในรูปแบบเดิม ระเบียบแบบแผนการปฏิบัติงานทางการบัญชี รวมถึงวิธีการทำบัญชี การทำงบการเงิน เอกสาร และสมุดบัญชีต่าง ๆ อันเป็นสื่อแห่งการทำบัญชีและรายงาน ตลอดจนการใช้และการเก็บรักษาหลักฐานเอกสารใบสำคัญทางการบัญชีและการเงิน สมุดบัญชีต่าง ๆ ที่ใช้บันทึกรายการทางธุรกิจเพื่อรวบรวม และจะต้องติดต่อประสานงานกับแผนกต่างๆหลายแผนก บางครั้งอาจทำให้ได้ข้อมูลที่ล่าช้าทำให้สูญเสียเวลาในการทำงาน เนื่องจากบัญชีมีเอกสารในการทำงานมากมาย ทำให้การจัดเก็บเอกสารยุ่งยากและค้นหาได้ลำบากและอีกทั้งยังเสี่ยงต่อการสูญหายทางทีมงานจึงทำการพัฒนาระบบบัญชีขึ้นและได้รวมรวบข้อมูลจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องและนำเสนอผู้บริหารจากนั้นจึงได้จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ  โดยมีแนวทางเลือกในการพัฒนาโครงการ 3 แนวทาง คือ

     1.  การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป

     2.  ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

     3.  ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ

การประเมินแนวทางเลือกที่ 1

     ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนั้น

น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

 สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

     สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกซื้อ Software A มาใช้งาน เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

การประเมินแนวทางเลือกที่ 2

     ทีงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกว่าจ้างบริษัทภายนอก เพื่อพัฒนาระบบที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับดังนี้

น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

     สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกว่าจ้างบริษัทติดตั้งระบบ A  มาใช้งาน เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

การประเมินแนวทางเลือกที่ 3

     ไม่มีการประเมิน เพราะไม่มีการเปรียบเทียบ

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3

     ทางทีมงานพิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำโดยใช้ระยะเวลาดำเนินการจำนวนทั้งสิ้น 6  เดือนและมีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 430,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา และค่าสำรองฉุกเฉิน เป็นต้น)

เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้ง 3

     ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทางจะนำเสนอเข้าสู่การพิจารณาของคณะผู้บริหารเพื่อพิจารณาเลือกแนวทางตาที่ได้เสนอจากทีมงานพัฒนา พร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม โดยมีรายละเอียดดังนี้

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

     ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางการใช้ทีมงานเดิมพัฒนและติดตั้ง เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและความคุ้มค่าในการลงทุนแล้ว ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีของพนักงานภายในบริษัท พร้อมทั้งได้กำหนดมาตรการและมอบหมายแก่ผู้บังคับบัญชาโดยตรง คอยควบคุมดูแลทีมงานพัฒนาให้ดำเนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้

ขั้นตอนที่ 2

การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป้าหมาย

     นำระบบบัญชี มาใช้งานในบริษัทเพื่อตอบสนองความต้องการความต้องการของแผนกบัญชี  เพื่ออำนวยความสะดวกสบายในการปฎิบัติงาน และเพื่อลดภาระของแผนกบุคคล

วัตถุประสงค์

     เพื่อวิเคราะห์ ออกแบบ และพัฒนาให้เป็นระบบบัญชี ที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้ ได้อย่างมีประสิทธิ์ภาพและช่วยแก้ไขปัญหาต่างๆให้มากที่สุดในการทำงานและความสมัยใหม่ของระบบเพื่อทันต่อการใช้งาน ถูกต้อง ว่องไวตรงตามความต้องการ

ขอบเขตของระบบ

     โครงการพัฒนาระบบบัญชีได้มีการจัดทำขึ้นโดย ใช้ทีมงานของบริษัทมารับผิดชอบโครงการ พร้อมกันนี้ได้กำหนดขอบเขตของระบบนี้มีรายละเอียดดังต่อไปนี้

     1.  ระบบจะต้องใช้งานง่ายและสะดวก และรวดเร็ว

     2.  ระบบจะต้องเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดต่อการทำงาน 

     3.  ระบบจะต้องมีความถูกต้องและแม่นยำมากที่สุด

     4.  มีความสะดวกต่อการค้นหา

     5.  ระบบมีการจัดแบ่งส่วนต่างๆอย่างชัดเจนคบถ้วน

     6.  ระบบจะต้องมีการรักษาความปลอดภัยจากบุคคลภายนอก

ปัญหาที่พบจากระบบเดิม

     1.   เอกสารมีจำนวนมาก  ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบและเสี่ยงต่อการสูญเสียข้อมูลทางการเงิน 

     2.  ข้อมูลของพนักงานอาจมีการเปลี่ยนแปลง เช่น ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์

     3.   การทำงานของแผนกบัญชีมีความซ้ำซ้อน

ความต้องการในระบบใหม่ 

     1.  การทำงานมีความรวดเร็ว

     2.  สามารถเก็บข้อมูลรายรับ-รายจ่ายและตรวจสอบข้อมูลของบริษัท

     3.  สามารถเพิ่ม แก้ไข  เปลี่ยนแปลงข้อมูลของพนักงาน

     4.  สามารถติดต่อกับแผนกอื่นๆได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้น

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่

     1.  ลดความซ้ำซ้อนกันของการทำงานแต่ละแผนก

     2.  ลดระยะเวลาในการทำงาน

     3.  ข้อมูลมีความปลอดภัยและมีการสำรองข้อมูล

     4.  การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

แผนการดำเนินงานของโครงการ

     แผนการดำเนินงานของโครงการที่ต้องการวิเคราะห์ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลง  คือ ระบบงานบุคคล  และส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องมีดังต่อไปนี้

     -  ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

     -  ประมาณการใช้ทรัพยากร

     -  ประมาณการใช้งบประมาณ

     -  ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

1.  ทีมงานรับผิดชอบโครงการ

     ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง  3 คน จะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้

     1.  นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

     2.  โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ

2.  ประมาณการใช้ทรัพยากร

ปัจจุบันทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วมีรายละเอียดต่อไปนี้

     1.  เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง

     2.  เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน 25 เครื่อง

     3.  เครื่องพิมพ์ (Printer) 7 เครื่อง

     4.  อุปกรณ์ต่อพวง 8 ชุด (ตามความเหมาะสม)

ระบบการบัญชี

บริษัท พายแอพเพิล ไนส์

ขั้นตอนที่ 1  

การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

แผนกบัญชี มีหน้าที่ ทางด้านการเงินซึ่งเป็นฝ่ายที่สำคัญมากที่สุดอีกฝ่ายหนึ่ง  รับผิดชอบดำเนินการด้าน

รับ – จ่ายเงินทุกประเภท ประมาณการรายได้และค่าใช้จ่าย งบการเงินและรายละเอียดประกอบงบการเงิน

ปัญหาแผนกบัญชี มีดังนี้

1. การทำงานซ้ำซ้อนกันของแผนกบัญชีในส่วนของการทำบัญชีในบริษัท การคำนวณเงินเดือนและเพิ่มการทำบัญชีเกี่ยวกับรายชื่อของพนักงานเพื่อลดภาระของฝ่ายบุคคล

2. การเก็บเอกสารยังเป็นการเก็บแบบบันทึกและเอกสารมีจำนวนมากทำให้เกิดการล่าช้าในการติดต่องานกับแผนกอื่นๆเมื่อต้องมีการนำเอกสารไปใช้งาน

การเสนอแนวทางเลือก ในการนำระบบมาพัฒนาระบบคลังสินค้ามาใช้งาน

หลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิมและพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นคือ  มีการทำงานซ้ำซ้อนของแผนกบัญชีและแผนกบุคคลในการคำนวนเงินเดือนของพนักงานอีกทั้งยังมีการเก็บรักษาเอกสารแบบการจดบันทึกไม่มีการเก็บสำรองข้อมูลทำให้มีความเสี่ยงในการที่บริษัทจะสูญเสียเอกสารสำคัญทางการเงิน เพื่อลดปัญหาต่างๆ ได้มีการเสนอโครงการพัฒนาระบบใหม่ขึ้นทางทีมงานได้รวมรวบข้อมูลจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องและนำเสนอผู้บริหารจากนั้นจึงได้จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการโดยมีแนวทางเลือกในการพัฒนาโครงการ 3 แนวทางคือ

            1.จัดซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป

            2.จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

            3.ใช้ทีมงานเดิมมาพัฒนาและติดตั้งระบบ­

ภาพที่ 1   ทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้ที่ดีที่สุด

ทางเลือกที่ 1 : การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป ( Packaged Software ) มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้ 

การประเมินแนวทางเลือกที่ 1

                ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

                น้ำหนักเท่ากับ   4    ช่วงคะแนน  100-90  เปอร์เซ็นต์   เกณฑ์ที่ได้   ดีมาก

                น้ำหนักเท่ากับ   3    ช่วงคะแนน  89-70    เปอร์เซ็นต์   เกณฑ์ที่ได้   ดี

                น้ำหนักเท่ากับ   2    ช่วงคะแนน  69-50    เปอร์เซ็นต์   เกณฑ์ที่ได้   พอใช้

                น้ำหนักเท่ากับ   1   ช่วงคะแนน  49-30     เปอร์เซ็นต์   เกณฑ์ที่ได้   ปรับปรุง

       ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

                ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้ซอฟต์แวร์  Processsion มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

 ทางเลือกที่ 2 : ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 2

                ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

                น้ำหนักเท่ากับ   4    ช่วงคะแนน  100-90   เปอร์เซ็นต์   เกณฑ์ที่ได้   ดีมาก

                น้ำหนักเท่ากับ   3    ช่วงคะแนน  89-70     เปอร์เซ็นต์   เกณฑ์ที่ได้   ดี

                น้ำหนักเท่ากับ   2    ช่วงคะแนน  69-50     เปอร์เซ็นต์   เกณฑ์ที่ได้   พอใช้

                น้ำหนักเท่ากับ   1    ช่วงคะแนน  49-30     เปอร์เซ็นต์   เกณฑ์ที่ได้   ปรับปรุง

ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

       ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือก จ้างบริษัท โพรเฟชชั่น  จำกัด มาพัฒนาระบบ   มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ทางเลือกที่ 3 : ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 3

                ไม่มีการประเมิน เพราะไม่มีการเปรียบเทียบ

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3

ทางทีมงานพิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำโดยใช้ระยะเวลาดำเนินการจำนวนทั้งสิ้น 6  เดือนและมีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 430,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา และค่าสำรองฉุกเฉิน เป็นต้น)

ตารางเปรียบเทียบการพิจารณาแนวทางเลือกทั้งสามแนวทาง

เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้งสาม

                ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทางจะนำเสนอเข้าสู่การพิจารณาของผู้บริหารเพื่อพิจารณาเลือกแนวทางตามที่ได้นำเสนอจากทีมงานพัฒนาพร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม โดยมีรายละเอียดดังตาราง  ต่อไปนี้

ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด

                หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร ผลจากการเปรียบเทียบได้ ดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

                ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางจัดซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและมีความคุ้มค่าในการลงทุน ระยะเวลาในการติดตั้งเป็นที่พอใจ   ตรงกับความต้องการมากที่สุด

ขั้นตอนที่ 2

การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป้าหมาย

นำระบบบัญชี มาใช้งานในบริษัทเพื่อตอบสนองความต้องการความต้องการของแผนกบัญชี  เพื่ออำนวยความสะดวกสบายในการปฎิบัติงาน และเพื่อลดภาระของแผนกบุคคล

วัตถุประสงค์

เพื่อวิเคราะห์ ออกแบบ และพัฒนาให้เป็นระบบบัญชี ที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้ ได้อย่างมีประสิทธิ์ภาพและช่วยแก้ไขปัญหาต่างๆให้มากที่สุดในการทำงานและความสมัยใหม่ของระบบเพื่อทันต่อการใช้งาน ถูกต้อง ว่องไวตรงตามความต้องการ

ขอบเขตของระบบ

โครงการพัฒนาระบบบัญชีได้มีการจัดทำขึ้นโดย ใช้ทีมงานของบริษัทมารับผิดชอบโครงการ พร้อมกันนี้ได้กำหนดขอบเขตของระบบนี้มีรายละเอียดดังต่อไปนี้

1.       ระบบจะต้องใช้งานง่ายและสะดวก และรวดเร็ว

2.       ระบบจะต้องเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดต่อการทำงาน 

3.       ระบบจะต้องมีความถูกต้องและแม่นยำมากที่สุด

4.       มีความสะดวกต่อการค้นหา 

5.       ระบบมีการจัดแบ่งส่วนต่างๆอย่างชัดเจนคบถ้วน

6.       ระบบจะต้องมีการรักษาความปลอดภัยจากบุคคลภายนอก

ปัญหาที่พบจากระบบเดิม

1.       เอกสารมีจำนวนมาก  ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบและเสี่ยงต่อการสูญเสียข้อมูลทางการเงิน 

2.       ข้อมูลของพนักงานอาจมีการเปลี่ยนแปลง เช่น ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์

3.       การทำงานของแผนกบัญชีมีความซ้ำซ้อน

ความต้องการในระบบใหม่ 

1.       การทำงานมีความรวดเร็ว

2.       สามารถเก็บข้อมูลรายรับ-รายจ่ายและตรวจสอบข้อมูลของบริษัท

3.       สามารถเพิ่ม แก้ไข  เปลี่ยนแปลงข้อมูลของพนักงาน

4.       สามารถติดต่อกับแผนกอื่นๆได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้น

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่

1.       ลดความซ้ำซ้อนกันของการทำงานแต่ละแผนก

2.       ลดระยะเวลาในการทำงาน

3.       ข้อมูลมีความปลอดภัยและมีการสำรองข้อมูล

4.       การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

แผนการดำเนินงานของโครงการ

แผนการดำเนินงานของโครงการที่ต้องการวิเคราะห์ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลง  คือ ระบบงานบุคคล  และส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องมีดังต่อไปนี้

·       ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

·       ประมาณการใช้ทรัพยากร

·       ประมาณการใช้งบประมาณ

·       ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

1.       ทีมงานรับผิดชอบโครงการ

ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง  3 คน จะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้

Ø นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

Ø โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ

2.       ประมาณการใช้ทรัพยากร

ปัจจุบันทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วมีรายละเอียดต่อไปนี้

1.       เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง

2.       เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน 25 เครื่อง

3.       เครื่องพิมพ์ (Printer) 7 เครื่อง

4.       อุปกรณ์ต่อพวง 8 ชุด (ตามความเหมาะสม) 

1.  ประมาณการใช้งบประมาณ

     สรุปแล้วงบประมาณที่ใช้พอสรุปในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้

     1.1   ผู้จัดการ

        ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา

        นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์                                150,000      บาท

      1.2   พนักงาน

         ฝึกอบรมพนักงานและผู้บริหาร 10 คน                                               3,000          บาท

         วันฝึกอบรมผู้ดูแลระบบ                                                                     1,000          บาท

     1.3  จัดชื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์:

         เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้เป็นworkstation                                              90,000       บาท     

         อื่นๆ                                                                                                    18,000        บาท

     1.4  ค่าใช้จ่ายระหว่างดำเนินงาน

        ค่าบำรุงระบบ                                                                                      35,000         บาท

        จัดชื่อเก็บข้อมูลสำรอง                                                                        3,500           บาท

                                                       รวม                                                      300,500       บาท

2.  ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

     ระยะเวลาการดำเนินงานของโครงการระบบการขาย จะใช้เวลาประมาณ 4 เดือน วัน ตั้งแต่เดือน   มกราคม – เมษายน 2560 เป็นระยะเวลาในการดำเนินงานของการพัฒนาระบบบุคคลของบริษัท

ระยะเวลาดำเนินงาน

    1.  จำนวนชั่วโมงจริงในการทำงานในแต่ละวัน หรือส่วนหนึ่งของการประมาณระยะเวลาที่กำหนดไว้ นั่นคือ 8 ชั่วโมงต่อวัน ไม่รวมช่วงพักเที่ยง

     2.  เฉพาะวันทำการ คือวันจันทร์-ศุกร์ ไม่นับวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์

     3.  หากมีการทำงานในช่วงเวลานอกคือหลังเวลาเลิกงานหรือวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์จะได้รับ OT เพิ่มและวันหยุดนักขัตฤกษ์ได้ค่าแรงเป็น 2 เท่า

รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร

     จากการที่ได้ศึกษาโครงการพัฒนาระบบบุคคล  อาจจะส่งผลต่อการปฏิบัติงานของบริษัทพนักงาน เพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงานและระบบสารสนเทศทางบริษัทจึงต้องจัดทำแผนพัฒนาระบบใหม่ขึ้น ทั้งนี้ทางทีมงานจึงได้พัฒนาระบบและได้ศึกษาความเป็นไปได้ทั้ง 3 ด้านของระบบนี้ประกอบด้วย ความเป็นไปได้ทางเทคนิค ความเป็นไปได้ทางการปฏิบัติงาน และความเป็นไปได้ทางด้านระยะการดำเนินงานจะเป็นข้อมูลไว้ช่วยสนับสนุนโดยนำมาใช้งานดังต่อไปนี้

1. ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค

  ทำการศึกษาทั้งทางด้าน Software และHardware ของระบบเดิม ปรากฏว่าใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เชื่อมต่อบนเครือข่ายแบบ LAN Application ที่ใช้ได้แก่

     -  โปรแกรม Microsoft Office 2010

     -  โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานบัญชี

2.  ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน

     ทำการศึกษาทางด้านการปฏิบัติงานของผู้ใช้กับระบบใหม่ที่จะนำมาใช้ จากการสอบถามข้อมูลพบว่า ระบบใหม่มีความเป็นไปได้ในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นกับการบริหารงานบุคคลที่มีอยู่เดิม ทั้งยังสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ซึ่งช่วยลดปัญหาการนำข้อมูลที่ไม่ถูกต้องไปใช้งานได้ และลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนลงได้

3. ความเป็นไปได้ทางด้านระยะเวลา

     ระยะเวลาในการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบ ใช้เวลาทั้งหมดประมาณ 4 เดือน

ตั้งแต่เดือนมกราคม – เมษายน 2560 ในการดำเนินงานพัฒนาระบบของบริษัท

ขั้นตอนที่ 3

การกำหนดความต้องการของระบบ

     เมื่อระบบบัญชีได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา  ดังนั้น จึงเริ่มต้นด้วยการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม

ออกแบบสอบถาม

     บุคคลที่ตอบแบบสอบถาม คือ  ผู้จัดการแผนกต่าง ๆ ในการตอบแบบสอบถาม การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนาระบบ เนื่องจากทางทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์โดยไม่ต้องมีการจดบันทึกไม่รบกวนเวลาทำงานของผู้จัดการแต่ละแผนก สามารถเก็บข้อมูลได้มากตามการตั้งคำถามในแบบสอบถามนี้ผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูลเหตุผลที่เลือกสอบถามผู้จัดการทั้ง 5  แผนกนี้ เนื่องจาก 5 แผนกนี้มีความเกี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบบัญชีมากที่สุด

      จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้

1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN ประกอบด้วย

     1.1 เครื่องแม่ข่าย จำนวน 1 เครื่อง ใช้ซอฟต์แวร์เครือข่าย Windows Server 2007

     1.2 เครื่องลูกข่าย จำนวน 5 เครื่อง ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows XP จำนวน 5 เครื่อง Windows7 จำนวน10 เครื่อง และซอฟต์แวร์สำเร็จรูป

     -  แผนกบัญชี ใช้ซอฟต์แวร์สำหรับงานบัญชี AccStar และใช้  Microsoft Excel 2007 สำหรับคำนวณเงินยอดการสั่งซื้อ สั่งเบิกสินค้า

     -  แผนกการขาย ใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel 2007 ในการคำนวณยอดขายสินค้าของแต่ละวัน

     -  แผนกบุคคล ใช้โปรแกรมสำเร็จรูป CRM ในการคิดคำนวณเงินเดือนของพนักงาน

     -  แผนกคลังสินค้า ใช้ซอฟต์แวร์Microsoft Excel 2007ในการคำนวณยอดการเบิกจ่ายของมาใช้ และจำนวนของในสต็อกสินค้า พร้อมพิมพ์รายการสั่งซื้อ

     -  แผนกวัตถุดิบ/จัดซื้อ ใช้ซอฟแวร์ Microsoft word 2007 ในการพิมพ์รายการสั่งซื้อสินค้า

     -  แผนกประชาสัมพันธ์ ใช้ซอฟแวร์ Microsoft Power Point 2007 ในการประชามสัมพันธ์ ข้อมูลข่าวสาร

     -  แผนกผลิตสินค้าใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel 2007ในการเช็คสินค้าที่จะใช้ผลิตและพิมพ์รายการสินค้าที่ผลิตแล้ว

     -  แผนกควบคุมคุณภาพใช้ซอฟต์แวร์Microsoft word 2007 ในการพิมพ์รายการตรวจสอบคุณภาพ

     -  แผนกซ่อมบำรุง ใช้ซอฟต์แวร์Microsoft Excel 2007ในการคำนวณยอดการเบิกจ่ายของมาใช้ซ่อมบำรุง และจัดลำดับการเข้าบริการ ซ่อมบำรุง

     1.3 อุปกรณ์ต่อพ่วง ได้แก่ เครื่องพิมพ์เลเซอร์จำนวน 2 เครื่อง เครื่องพิมพ์อิงค์เซท 2 เครื่องเครื่องถ่าย เอกสาร 1 เครื่อง

     1.4 อุปกรณ์อื่นๆ ตัวปล่อยสัญญาณ Wi-Fi จำนวน 4 ชุด

2. ความต้องการในระบบใหม่

     2.1   สามารถสั่งค้นหาเอกสารได้รวดเร็วและถูกต้อง

     2.2   สามารถเช็คดูรายรับ-รายจ่ายของบริษัทในแต่ละช่วงวันได้

     2.3   สามารถค้นหาข้อมูลของแต่ละแผนกที่ต้องใช้ข้อมูลด้านบัญชีได้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น

     2.4   ข้อมูลในระบบสามารถเชื่อมโยงไปยังแผนกอื่นๆได้ แต่จะต้องทำการเข้า Login ก่อน

3. ความต้องการของผู้ใช้ในระบบใหม่

     จากแบบสอบถามและการสัมภาษณ์ ทางทีมงานสามารถสรุปความต้องการในระบบใหม่ได้ดังต่อไปนี้

     1.1   ตรวจสอบข้อมูลปัจจุบันและข้อมูลย้อนหลังได้

     1.2   ข้อมูลของแต่ละแผนกสามารถเชื่อมโยงกันได้

     1.3   ทำให้ขั้นตอนการทำงานไม่มีความซ้ำซ้อนแผนกอื่นๆ

     1.4   สามารถให้ข้อมูลแก่แผนกได้อย่างรวดเร็ว

     1.5   สามารถเรียกดูข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น

     1.6   สามารถแก้ไข ปรับปรุงข้อมูลได้โดยสะดวก

     1.7   เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

การตอบสนองความต้องการดังกล่าวสามารถแบ่งการทำงานออกเป็น 3 ระบบดังนี้

1. ระบบการบัญชี       

    เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการเงินของบริษัททั้งหมด รวมทั้งการจัดเก็บข้อมูลการเงินของบัญชีทั้งหมด ระบบจะช่วยไม่ให้การทำงานซับซ้อน ช่วยควบคุมรายรับ - รายจ่ายของบริษัท ค้นหาตรวจสอบข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว

2. ระบบคลังสินค้า

     เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บสินค้ารวมทั้งการตรวจสอบสินค้าคงเหลือในคลังสินค้าว่าสินค้าเหลืออยู่จำนวนเท่าไหร่ จะได้ผลิตสินค้าพอต่อการส่งออก

3. ระบบการขาย

     เป็นระบบที่ช่วยเสริมสร้างความเชื่อมั่นและกระตุ้นการตลาดทำให้เกิดความรวดเร็วในการขาย ลูกค้าสามารถดูสินค้า สั่งสินค้าได้สะดวกและง่ายขึ้น

ขั้นตอนที่ 4

แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ

     จาการวิเคราะห์ความต้องการระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้จากผู้ใช้ระบบ โดยสามารถจำลองได้ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram) ดังนี้

อธิบาย Context Diagram

     Context Diagram ระบบบัญชี เป็นระบบการทำงานจัดการรายได้และรายจ่ายของบริษัทรวมถึงการจัดสรรเงินงบประมาณให้กับแผนกต่างๆ มีผู้ใช้ระบบคือหัวหน้าบัญชีกับพนักงานบัญชี ซึ่งมีสิทธ์และหน้าที่การใช้งาน ดังนี้

พนักงานบัญชี

     -  เข้าระบบได้ สามารถเพิ่ม/ลบ/แก้ไข ข้อมูลรายได้ ใบเสร็จรับเงิน ข้อมูลรายจ่าย ใบเสร็จจ่ายเงิน

     -  เรียกดูข้อมูลและพิมพ์รายงานรายรับและรายจ่าย

หัวหน้าบัญชี

     -  เข้าระบบได้ และจัดสรรเงินงบประมาณให้กับบริษัท โดยจะเป็นผู้เพิ่ม/ลบ/แก้ไข งบประมาณเองเพื่อป้องกันการทุจริต

     -  เรียกดูข้อมูลรายได้-รายจ่าย ทั้งในปัจจุบันและย้อนหลังได้ พร้อมสั่งพิมพ์รายงานได้

อธิบาย Dataflow Diagram Level 0

Process 1.0 ระบบ Log-in

     ผู้ใช้ระบบจะต้องทำการล็อกอินเพื่อเข้าไปใช้ระบบ ระบบจะทำการตรวจสอบข้อมูลที่มีอยู่ในแฟ้มข้อมูล D1 ถ้าข้อมูลถูกต้องก็จะสามารถเข้าใช้ระบบได้ แต่ถ้าข้อมูลไม่ถูกต้องระบบจะแจ้งกลับไปยังผู้ใช้

Process 2.0 ระบบการจัดการข้อมูลลูกค้า

     พนักงานจะทำการ กรอกข้อมูลลูกค้าและระบบจะทำการบันทึกข้อมูลและระบบจะแจ้งรายการสินค้าให้กับพนักงาน

Process 3.0 ระบบการขาย

     พนักงานสามารถเรียกดูข้อมูลรายการสินค้าที่ขายได้และรายการสินค้าที่สั่งซื่อได้

Process 4.0  ระบบพิมพ์รายงาน

     สามารถพิมพ์รายงานข้อมูลลูกค้า ข้อมูลรายการสินค้า ข้อมูลการขายได้

อธิบาย Dataflow Diagram Level 1 

    1.1  Login ผู้ใช้ทำการล็อกอินเข้าใช้งานระบบ ระบบจะทำการตรวจสอบข้อมูลผู้ใช้ในแฟ้มบัญชีผู้ใช้

    1.2  Login สำเร็จ เมื่อระบบตรวจสอบว่าข้อมูลถูกต้อง ระบบจะแจ้งว่าเข้าสู่ระบบสำเร็จ

    1.3  แก้ไข username, password ผู้ใช้ระบบสามารถแก้ไขข้อมูล user ได้โดยดึงข้อมูลจากแฟ้มบัญชีผู้ใช้และระบบจะแจ้งการยืนยันแก้ไขให้กับผู้ใช้

     1.4  Login ไม่สำเร็จ ถ้าหากผู้ใช้ใส่ user หรือ password ผิดพลาดระบบจะตรวจสอบข้อมูลและจะแจ้งความผิดพลาดไปยังผู้ใช้

     1.5  LOG OUT   เมื่อผู้ใช้ออกจากระบบ ระบบจะยืนยันการออกจากระบบไปยังผู้ใช้

อธิบาย Dataflow Diagram Level 2  เป็นระบบจัดการงบประมาณ

    2.1  จัดสรรงบประมาณ หัวหน้าบัญชี เพิ่มข้อมูลงบประมาณที่ได้จัดสรรไว้เข้าสู่ระบบจัดสรรงบประมาณ ข้อมูลจะถูกบันทึกในแฟ้มข้อมูลงบประมาณ และข้อมูลจะถูกส่งกลับไปหาหัวหน้าด้วย

     2.2  คำนวณ  ระบบจะนำข้อมูลงบประมาณที่ป้อนเข้าไปมาคำนวณเพื่อหายอดงบประมาณสุทธิและบันทึกในแฟ้มข้อมูลงบประมาณ

     2.3  เรียกดูข้อมูล หัวหน้าบัญชีเรียกดูข้อมูลงบประมาณผ่านระบบ ระบบจะดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลงบประมาณมานำเสนอ

     2.4  แก้ไข เมื่อเรียกดูข้อมูลแล้วพบว่ามีข้อผิดพลาด หัวหน้าบัญชีจะแก้ไขข้อมูล ระบบจะปรับปรุงข้อมูลในแฟ้มข้อมูลงบประมาณและนำข้อมูลที่แก้นั้นมานำเสนอเพื่อให้ตรวจสอบความถูกต้อง

     2.5  ลบ หัวหน้าลบข้อมูลที่ไม่ต้องการออก ระบบจะเข้าไปลบข้อมูลในแฟ้มข้อมูลงบประมาณออกและแจ้งยืนยันการลบ

 Dataflow Diagram Level 1

อธิบาย  Dataflow Diagram Level 1

     3.1  รายได้  พนักงานบัญชี เพิ่มข้อมูลรายได้และข้อมูลใบเสร็จรับเงินเข้าสู่ระบบ ข้อมูลจะถูกบันทึกในแฟ้มข้อมูลรายได้  ระบบจะส่งข้อมูลรายได้และใบเสร็จรับเงินกลับไปหาพนักงานบัญชี 

     3.2  คำนวณ  ข้อมูลรายได้และข้อมูลใบเสร็จรับเงินถูกส่งมายังระบบคำนวณ เพื่อคำนวณหายอดรวมรายได้ และส่งไปบันทึกในแฟ้มข้อมูลรายจ่าย

     3.3  เรียกดูข้อมูล

        - หัวหน้าบัญชี เรียกดูข้อมูลยอดรายได้ ระบบจะดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลรายได้มานำเสนอหัวหน้ามีสิทธิ์มีในการเรียกดูข้อมูลทั้งในปัจจุบันและย้อนหลังได้

        - พนักงานบัญชี เรียกดูข้อมูลรายได้ ระบบจะดึงข้อมูลจากแฟ้มรายได้มานำเสนอ

     3.4  แก้ไข เมื่อเรียกดูข้อมูลแล้วพบว่ามีข้อผิดพลาด พนักงานบัญชีจะแก้ไขข้อมูลในระบบ ระบบจะปรับปรุงข้อมูลในแฟ้มข้อมูลรายได้และนำข้อมูลที่แก้นั้นมานำเสนอเพื่อให้ตรวจสอบความถูกต้อง

     3.5  ลบ พนักงานลบข้อมูลที่ไม่ต้องการออกระบบจะเข้าไปลบข้อมูลในแฟ้มข้อมูลงบประมาณออกและแจ้งยืนยันการลบ

ในแฟ้มข้อมูลรายจ่าย  ระบบจะส่งข้อมูลรายจ่ายและข้อมูลใบเสร็จจ่ายเงินกลับไปหาพนักงานบัญชี 

     4.2  คำนวณ  ข้อมูลรายจ่ายและข้อมูลใบเสร็จจ่ายเงินถูกส่งมายังระบบคำนวณ เพื่อคำนวณหายอดรวมรายจ่ายและส่งไปบันทึกในแฟ้มข้อมูลรายจ่าย

     4.3  เรียกดูข้อมูล

        - หัวหน้าบัญชี เรียกดูข้อมูลยอดรายจ่าย ระบบจะดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลรายจ่ายมานำเสนอ หัวหน้ามีสิทธิ์มีในการเรียกดูข้อมูลทั้งในปัจจุบันและย้อนหลังได้

        - พนักงานบัญชี เรียกดูข้อมูลรายจ่าย ระบบจะดึงข้อมูลจากแฟ้มรายได้มานำเสนอ

     4.4   แก้ไข  เมื่อเรียกดูข้อมูลแล้วพบว่ามีข้อผิดพลาด พนักงานบัญชีจะแก้ไขข้อมูลในระบบ ระบบจะปรับปรุงข้อมูลในแฟ้มข้อมูลรายได้และนำข้อมูลที่แก้นั้นมานำเสนอเพื่อให้ตรวจสอบความถูกต้อง

     4.5  ลบ  พนักงานลบข้อมูลที่ไม่ต้องการออกระบบจะเข้าไปลบข้อมูลในแฟ้มข้อมูลงบประมาณออกและแจ้งยืนยันการลบ

      โครงสร้างฐานข้อมูลระบบบัญชี ได้มีการจัดการสร้างตารางเพื่อสร้างความสัมพันธ์กันของข้อมูลโดยมีตารางดังต่อไปนี้

ออกแบบฐานข้อมูล

ขั้นตอนที่ 5

การออกแบบ User Interface

การออกแบบส่วนติดต่อกับผู้ใช้ (User Interface Design)

     เป็นการออกแบบจอภาพเพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถโต้ตอบกับระบบได้ตามความต้องการอย่างมีประสิทธิภาพในปัจจุบันนิยมใช้การออกแบบส่วนติดต่อกับผู้ใช้แบบกราฟิก (Graphic User Interface)

หน้า log in ผู้เข้าใช้งานจะต้องกรอก username และ password เพื่อ log in เข้าสู่ระบบก่อนทุกครั้งจึงจะสามารถทำงานในระบบได้

เมื่อกรอก username และ password เรียบร้อยระบบจะตรวจสอบความถูกต้องว่าusername และ password นี่มีอยู่จริงหรือไม่ กรณีถ้ากรอกข้อมูลผิดพลาด ระบบจะแจ้งเตือนให้ทราบและให้เข้าสู่ระบบใหม่อีกครั้ง

 เมื่อผู้ใช้ ไม่ต้องการใช้งานแล้ว ให้กดที่ระบบ LOG OUT ระบบจะทำการออกจากระบบให้และแจ้งให้กับผู้ใช้ว่า ออกจากระบบเรียบร้อยแล้ว

 เมื่อกรอก username และ password เรียบร้อย ระบบตรวจสอบว่า username และ password นี่มีอยู่จริง ผู้ใช้จะเข้าสู่หน้าหลักและผู้ใช้ให้เลือกระบบการทำงานมี 4 ระบบคือ

  1. ระบบบัญชีรายได้  

  2. ระบบบัญชีรายจ่า

 3. ระบบจัดสรรงบประมาณ

 4. ออกจากระบบ

     ระบบบัญชีรายได้จะจัดการข้อมูลรายรับทั้งหมดประกอบด้วยวันที่บันทึกข้อมูล เลขที่ใบเสร็จรับเงิน ชื่อผู้บันทึก ชื่อผู้รับใบเสร็จ ลำดับ รายการรายรับ แผนกและจำนวนเงิน

               -    ผู้ใช้งานจะต้องกรอกข้อมูลให้ครบถ้วนแล้วคลิกบันทึกเพื่อบันทึกข้อมูล

               -    ถ้าต้องการแก้ไขข้อมูลให้คลิกที่ปุ่มแก้ไข

               -    ถ้าต้องการลบข้อมูลให้คลิกที่ปุ่มลบ

               -    ถ้าต้องการเรียกดูข้อมูลที่ได้บันทึกไว้แล้วให้คลิกปุ่มเรียกดูข้อมูล

               -    สามารถสั่งพิมพ์รายงานได้โดยคลิกปุ่มพิมพ์

               -    หากต้องการกลับหน้าหลักให้คลิกที่ปุ่มหน้าหลัก

               -    เมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วนอยากทราบเงินสุทธิ ให้คลิกที่ปุ่มคำนวณ

ระบบบัญชีรายจ่าย

     จะจัดการข้อมูลรายจ่ายทั้งหมดประกอบด้วย วันที่บันทึกข้อมูล เลขที่ใบเสร็จจ่ายเงิน ชื่อผู้บันทึก ชื่อผู้รับใบเสร็จ ลำดับ รายการจ่าย แผนกและจำนวนเงิน - ผู้ใช้งานจะต้องกรอกข้อมูลให้ครบถ้วนแล้วคลิกปุ่มบันทึกเพื่อบันทึกข้อมูล

- ถ้าต้องการแก้ไขข้อมูลให้คลิกที่ปุ่มแก้ไข

- ถ้าต้องการลบข้อมูลให้คลิกที่ปุ่มลบ

- ถ้าต้องการเรียกดูข้อมูลที่ได้บันทึกไว้แล้วให้คลิกปุ่มเรียกดูข้อมูล

 - สามารถสั่งพิมพ์รายงานได้โดยคลิกปุ่มพิมพ์

- หากต้องการกลับหน้าหลักให้คลิกที่ปุ่มหน้าหลัก

- เมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วนอยากทราบเงินสุทธิ ให้คลิกที่ปุ่มคำนวณ

ระบบจัดสรรงบประมาณ

     หัวหน้าบัญชีจะเป็นผู้จัดสรรเงินงบประมาณให้กับแต่ละแผนกเอง เพื่อเป็นการป้องการทุจริตการปรับเปลี่ยนตัวเลข

-  จะต้องกรอกข้อมูลให้ครบถ้วนแล้วคลิกปุ่มบันทึกเพื่อบันทึกข้อมูล

-  ถ้าต้องการแก้ไขข้อมูลให้คลิกที่ปุ่มแก้ไข

 -  ถ้าต้องการลบข้อมูลให้คลิกที่ปุ่มลบ

-  ถ้าต้องการเรียกดูข้อมูลที่ได้บันทึกไว้แล้วให้คลิกปุ่มเรียกดูข้อมูล

-  สามารถสั่งพิมพ์รายงานได้โดยคลิกปุ่มพิมพ์

-  หากต้องการกลับหน้าหลักให้คลิกที่ปุ่มหน้าหลัก

-  เมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วนอยากทราบเงินสุทธิ ให้คลิกที่ปุ่มคำนวณ

ขั้นตอนที่ 6 

การพัฒนาและติดตั้งระบบ

     ทีมงานได้จัดทำ คู่มือและเอกสารการใช้โปรแกรมของระบบบัญชีเพื่อให้ผู้ใช้ระบบ สามารถเข้าใจการทำงานและรายละเอียดของโปรแกรมได้มากยิ่งขึ้น ระบบบัญชี เป็นระบบที่สามารถทำงานได้หลายหน้าที่และมีระบบย่อpทั้งหมด 4 ระบบได้แก่

1. ฝ่ายผู้บริหาร  ทำหน้าที่รายงานผลข้อมูลรายได้-รายจ่ายและรายงานผลข้อมูลประจำเดือนแก่ผู้บริหารระดับสูง

2. ฝ่ายการบัญชี/การเงิน  ทำหน้าที่  ดำเนินการด้านรายรับ-รายจ่าย  ดำเนินการด้านภาษีต่างๆ  และดำเนินการเกี่ยวกับใบแจ้งการโอนเงิน,ใบสำคัญเงินโอน  และบันทึกข้อมูลประจำเดือนเข้าสู่ระบบ  จัดทำรายงานเงินสดคงเหลือประจำวัน  งบกระแสรายวัน ประมาณการรายได้และค่าใช้จ่าย  งบการเงินและรายละเอียดประกอบงบการเงิน

3. ฝ่ายการขายและการตลาด  ทำหน้าที่  ตรวจดูยอดการขายสินค้าและดำเนินการเกี่ยวกับกลยุทธ์ทางการตลาดเพื่อส่งเสริมการขายและรายงานผลประจำเดือนแก่ผู้บริหาร

4. ฝ่ายคลังสินค้า ทำหน้าที่  เก็บสินค้าเพื่อจำหน่ายและรายงานผลประจำเดือน

ขั้นตอนที่ 7

ซ่อมบำรุง

การซ่อมบำรุงนั้นจะขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมีปัญหาอะไรบ้างจะอยู่ในความดูแลของผู้พัฒนาระบบมีการดูแลระบบอย่างต่อเนื่อง ผู้พัฒนาระบบจะคอยอัพเดตซอฟต์แวร์ใหม่ๆที่ทันสมัยเพื่อให้โปรแกรมใช้ง่ายขึ้นกว่าเดิมและเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้งานทั้งนี้ระบบที่อัพใหม่จะต้องมั่นใจว่ามีความปลอดภัยและไม่มีความเสี่ยงที่ข้อมูลของบริษัทจะรั่วไหล หากมีปัญหาเกิดขึ้นผู้พัฒนาระบบจะทำการซ่อมแซมระบบอย่างรวดเร็ว