บริษัท Seramik จำกัด

บริษัท Seramik จำกัด

     เนื่องจากบริษัท Seramik จำกัด ได้ทำการเปิดบริษัทขึ้นมาทำธุรกิจขนาดกลาง ในปี พ.ศ. 2560 เปิดมาเพื่อทำการขาย แจกันSeramik หรือช้างSeramik ด้วยการออกแบบที่ทันสมัย ประหยัดค่าใช้จ่ายในการและเพิ่มผลผลิต โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อช่วยในการสร้างรายได้ให้แก่คนไทย ตลาดเป้าหมายอยู่ในกลุ่มชาวต่างชาติ

     บริษัท Seramik จำกัด มีแผนกทั้งหมด 6 แผนก ได้แก่ ฝ่ายบัญชี ฝ่ายการผลิต ฝ่ายคลังสินค้า ฝ่ายจัดซื้อสินค้า ฝ่ายจัดส่งสินค้า และฝ่ายการขาย

     โครงสร้างองค์กร

ภาพที่ 1 โครงสร้างองค์กร

     หน้าที่และปัญหาของแต่ละฝ่าย

     1. ฝ่ายบัญชี มีหน้าที่ จัดทำรายรับ - รายจ่ายในแต่ละวัน รวมถึงการควบคุมตรวจสอบใบเสร็จประมาณรายได้และค่าใช้จ่าย ควบคุมอนุมัติรายจ่ายให้เป็นไปตามงบประมาณที่จัดสรรไว้คิดคำนวณภาษีมูลค่า ลดหย่อนภาษี ดอกเบี้ย การรายงานผลการเบิกและจ่ายเงิน ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารที่ขอเบิกทุกหมวดรายจ่าย

     ปัญหาแผนกบัญชี มีดังนี้

1. การค้นหาเอกสารระหว่างการทำงานหรือค้นหาย้อนหลังทำได้

2. เอกสารเกิดการสูญหายได้ง่าย

3. ข้อมูลอาจเกิดการซ้ำซ้อนได้

4. อาจเกิดข้อผิดพลาดในการคิดบัญชีรายรับ - รายจ่าย

     2.ฝ่ายการผลิต ทำหน้าที่ผลิตสินค้าที่มีคุณภาพให้เพียงพอต่อความต้องการของลูกค้าและซ่อมแซมสินค้าชำรุดจากแผนกการคลัง

     ปัญหาแผนกผลิต

1. ปัญหาการผลิตสินค้าเกิดการล่าช้าไม่ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด  และไม่ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด   และไม่ต้องการที่กำหนดไว้

2. สินค้าไม่ครบตามจำนวนที่สั่งซื้อแผนกจัดซื้อ หมายถึงธุรกิจหรือองค์กรที่พยายามสำหรับการซื้อสินค้าหรือบริการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร แต่มีหลายองค์กรที่พยายามที่จะกำหนดมาตรฐานในกระบวนการจัดซื้อ,กระบวนการสามารถแตกต่างกันมากระหว่างองค์กร

     3. แผนกคลังสินค้า  ทำหน้าที่ตรวจสอบสินค้าและรับซ่อมสินค้าจากแผนกการขายสินค้าเพื่อจัดส่งไปยังแผนกจัดส่งสินค้า

     ปัญหาของแผนกคลังสินค้า

1. เอกสารข้อมูลมีจำนวนมาก  เนื่องจากสินค้ามีหลายชนิด

2. เปลืองพื้นที่ในการตรวจสอบและจัดเก็บเอกสาร  เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม

3. ค้นหาเอกสารข้อมูลหายได้ยาก  เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ

4. ในการเช็คสต๊อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้น  เนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้ไม่สามารถเช็คได้

     4. แผนกจัดซื้อสินค้า ทำหน้าที่ บริหารการซื้อสินค้าหรือบริการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร

     ปัญหาแผนกจัดซื้อ

1. ตรวจสอบสินค้าในคลังได้ยากว่ามีสินค้าคงเหลือเท่าไรต้องสั่งซื้อเพิ่มอีกเท่าไร

2. เช็คยอดการเบิกจ่ายสินค้าในคลังได้ยาก

3. หากบิลสินค้าไม่ถูกต้อง อาจก่อให้เกิดความเสียหายได้

4. ในการสั่งซื้อสินค้าอาจได้รับสินค้าได้ไม่ตรงตามต้องการ

5. เสี่ยงต่อการสูญหายได้ง่าย

     5. แผนกจัดส่งสินค้า มีหน้าที่จัดส่งสินค้าให้กับลูกค้า โดยรับสินค้าจากแผนกคลังสินค้า แล้วจัดส่ง

     ปัญหาแผนกจัดส่งสินค้า

1. เอกสารข้อมูลมีจำนวนมาก เนื่องจากสินค้ามีหลายชนิดและหลายขนาด ทำให้การจัดเก็บเอกสาร         ไม่เป็นระเบียบ

2. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสารทุกชนิด  จัดเอกสารภายในแฟ้ม  ค้นหาเอกสารข้อมูล               สินค้าได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมาก และจัดเก็บไม่เป็นระบบ

3. ถ้าข้อมูลสูญหาย  จะทำให้ไม่สามารถจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้าได้  อาจทำให้ลูกค้าไม่พอใจ

4. ระยะเวลาในการจัดส่งสินค้าอาจใช้เวลานาน เนื่องจากต้องมีการค้นหาข้อมูลลูกค้าก่อน

     6. แผนกขาย มีหน้าที่ในการบริการจำหน่ายสินค้าให้กับลูกค้า โดยแผนกการขายจะมีการเก็บข้อมูลลูกค้าที่สั่งซื้อและข้อมูลการส่งของ

     ปัญหาแผนกการขาย

1. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร เพราะเอกสารแต่ละชนิดจะจัดเก็บอยู่ในแฟ้ม

2. ค้นหาเอกสารได้ยากเนื่องจากเอกสารมีเยอะ และจัดเก็บไว้หลายที่

3. ข้อมูลมีการสูญหาย   เพราะไม่สามรถตรวจสอบได้ว่าเอกสารอยู่ตรงไหน เนื่องจากการเก็บ                 เอกสารยังมาเป็นระบบ

4. ข้อมูลมีการซับซ้อน เนื่องจากลูกค้า 1 ท่านมาซื้อของหลายครั้ง แต่พนักงานขายเก็บข้อมูลทุก               ครั้งทำให้เอกสารซ้ำซ้อน

5. เอกสารมีจำนวนมาก ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ
     ปัญหาระหว่างแผนกที่เกี่ยวข้องกัน
ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกประชาสัมพันธ์

     - แผนกบัญชีไม่สามารถทราบได้ว่า แผนกประชาสัมพันธ์จ่ายค่าโฆษณาไปเท่าไหร่
ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกจัดซื้อวัตถุดิบ
     - แผนกบัญชีไม่ทราบค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อวัตถุดิบที่แน่นอน เพราะในบางครั้งค่าใช้จ่ายในการซื้อ            ไม่เท่ากัน

      - แผนกบัญชีไม่ได้รับใบเสร็จค่าจัดซื้อวัตถุดิบ
ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีกับแผนกการขาย
     - แผนกบัญชีทำรายการขายสินค้าไม่ถูกต้องเพราะแผนกการขายสรุปยอดสินค้าผิด
     - แผนกบัญชีไม่ทราบว่า แผนกการขาย ขายสินค้าได้เท่าไร

     - แผนกบัญชีไม่ทราบว่าสินค้าเหลือเท่าไร  
ปัญหาระหว่างแผนกจัดซื้อวัตถุดิบกับแผนกบัญชี
     - ถ้าหากแผนกบัญชีไม่ส่งเงินให้แผนกจัดซื้อวัตถุดิบ ก็ไม่มีเงินไปซื้อวัตถุดิบ

     - การเบิกเงินในการจัดซื้อวัตถุดิบล่าช้า
ปัญหาระหว่างแผนกจัดซื้อวัตถุดิบกับแผนกผลิต

     - แผนกจัดซื้อวัตถุดิบ ทำการจัดซื้อวัตถุดิบล่าช้าทำให้การผลิตเกิดความล่าช้า
ปัญหาระหว่างแผนกจัดซื้อวัตถุดิบกับแผนกการขาย
    - แผนกการขายไม่แจ้งยอดสินค้าที่เหลือให้แผนกจัดซื้อวัตถุดิบทราบ ทำให้ไม่ทราบจำนวนการจัดซื้อ       วัตถุดิบ
ปัญหาระหว่างแผนกผลิตกับแผนกการขาย

     -  แผนกการขายไม่แจ้งจำนวนสินค้าคงเหลือให้แก่แผนกผลิตทำให้แผนกผลิตไม่ทราบจำนวนของที่         เหลืออยู่

     - แผนกผลิตไม่ทราบจำนวนสินค้าที่ต้องผลิต หากแผนกการขายไม่แจ้งสินค้าคงเหลือ
ปัญหาระหว่างแผนกผลิตกับแผนกคลังสินค้า

     - แผนกผลิตไม่ทราบจำนวนสินค้าที่เหลือในคลังสินค้า หากแผนกคลังสินค้าไม่แจ้งให้ทราบ
ปัญหาระหว่างแผนกคลังสินค้ากับแผนกผลิต

     - แผนกผลิตสินค้าผลิตสินค้าล่าช้าทำให้คลังสินค้ามีสินค้าไม่เพียงพอในการสต็อกสินค้า
ปัญหาระหว่างแผนกคลังสินค้าและการขาย

     - แผนกคลังสินค้า สต๊อกสินค้าไม่พอ หากแผนกการขายไม่แจ้งสินค้าคงเหลือให้แผนกคลังสินค้าทราบ

ปัญหาระหว่างแผนกการขายกับแผนกผลิต

     - แผนกการขายไม่มีสินค้าที่จะจำหน่ายเนื่องจากแผนกการผลิตผลิตสินค้าได้ล่าช้า

     สรุปปัญหาทั้งหมดของบริษัท

1. การค้นหาเอกสารระหว่างการทำงานหรือค้นหาย้อนหลังทำได้ยาก

2. เอกสารเกิดการสูญหายได้ง่าย

3. ข้อมูลอาจเกิดการซ้ำซ้อนได้

4. อาจเกิดข้อผิดพลาดในการคิดบัญชีรายรับ-รายจ่าย

5. ออกจากงานโดยไม่มีสาเหตุ ไม่แจ้งให้ทราบก่อนล่วงหน้า

6. ตรวจสอบวันลา หยุด ของพนักงานทำได้ยาก

7. ไม่ทราบเวลาเข้า - ออก ของพนักงาน ง่ายต่อการปลอมแปลงลายเซ็น

8. การจ่ายเงินเดือนพนักงานแต่ละคนอาจตกหล่น

9. การสั่งซื้อวัตถุดิบอาจจะเกิดการผิดพลาด

10.ได้วัตถุดิบมาไม่ตรงตามความต้องการ

11. วัตถุดิบบางตัวมีราคาค่อนข้างสูงทำให้ไม่ตรงตามเป้าหมายที่วางไว้

12. บิลสินค้าอาจจะไม่ถูกต้องตามต้องการ ก่อให้เกิดความเสียหาย

13. การผลิตสินค้าไม่ทันกำหนดการส่ง

14. บรรจุภัณฑ์ไม่เพียงพอต่อการผลิต

15. หากแก้ปัญหาไม่ตรงจุด อาจจะทำให้เกิดความเสียหายได้

16. สินค้าไม่ได้คุณภาพตามที่กำหนดไว้

17. การตรวจสอบอาจเกิดข้อผิดพลาด

18. ไม่รู้ว่าสินค้าที่ต้องการมีเท่าใด

19. ใช้เวลาตรวจสอบสินค้าคงเหลือนาน

20. เอกสารมีจำนวนมาก  ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ 

21. การค้นเอกสารอาจจะยาก เพราะเอกสารมีจำนวนมาก

22. ข้อมูลของลูกค้าอาจมีการเปลี่ยนแปลง เช่น ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์

23. เป้าหมายของบริษัทไม่เป็นไปตามความต้องการของลูกค้า

     ปัญหาและความเกี่ยวข้องกับระบบงาน

ตารางที่ 1 การประเมินความต้องการของบริษัท

ภาพที่ 2  แสดงการจำแนกกิจกรรม(Activates) ของหน้าที่ของการทำงาน(Functions)ในบริษัท

ตารางที่ 2 แสดงความสัมพันธ์หน้าที่และหน่วยข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

     เกณฑ์ในการตัดสินใจ

1. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

2. สร้างความเชื่อมันให้กับลูกค้า

3. เพิ่มผลกำไร