ระบบคลังสินค้า

                                                                             

บริษัท Seramik จำกัด

                                         แนวทางการพัฒนาระบบคลังสินค้า

     ทำหน้าที่ ดูแลความเรียบร้อยและตรวจเช็คสินค้าที่อยู่ในคลังสินค้า รวมทั้งสั่งซื้อสินค้ามาเก็บไว้ในคลังสินค้า สรรหาวัตถุดิบที่มีคุณภาพตามความต้องการของฝ่ายต่างๆ ภายในบริษัท เพื่อมาใช้ในการผลิตสินค้าที่มีคุณภาพ Support หน่วยงานต่างๆ ให้สามารถดำเนินกิจกรรมได้ โดยต้องทำการเปรียบเทียบราคาของวัตถุดิบจาก Supplier

     พนักงานคลังสินค้า

1.  สามารถกรอกข้อมูลประวัติลูกค้า               

2.  สามารถกรอกรายการสิ้นค้าที่สั่งซื้อ               

3.  สามารถกรอกรายการสิ้นค้าที่ขายได้               

4.  สามารถ LOG-IN เข้าใช้ระบบเพื่อจัดการข้อมูลต่างๆ               

5.  สามารถออกใบเสร็จ               

6.  สามารถพิมพ์รายงานได้               

7.  สามารถรายงานยอดขาย

     หัวหน้าคลังสินค้า

1.  สามารถขอดูยอดขายได้               

2.  สามารถขอดูข้อมูลลูกค้า               

3.  สามารถขอดูข้อมูลการสั่งซื้อ               

4.  สามารถขอดูข้อมูลการชำระเงิน               

5.  สามารถ LOG-IN เข้าใช้ระบบเพื่อจัดการข้อมูลต่างๆ

     การเสนอแนวทางเลือก ในการนำระบบพัฒนาระบบคลังสินค้ามาใช้งาน

     หลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิมและพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นคือทำให้สามารถตรวจเช็คสินค้าในคลังได้ยาก อีกทั้งมีปัญหาในเรื่องของการเบิกจ่ายและการสั่งซื้อสินค้า ทำให้เกิดความซับซ้อนของข้อมูล อาจเช็คข้อมูลย้อนย้อนหลัง เพื่อลดความซับซ้อนที่ทำให้ปัญหาต่าง ๆ ลงได้ จึงมีการเสนอโครงการพัฒนาระบบใหม่ขึ้นทางทีมงานได้มีการรวมรวบข้อมูลจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องและนำเสนอให้แก่ผู้บริหาร จากนั้นจึงได้ทำแบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ เพื่อนำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบ ตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงตามวัตถุประสงค์ของผู้ใช้ระบบตามความต้องการ

โดยมีแนวทางเลือกใช้ในการพัฒนาโครงการ 3 แนวทาง คือ

    -  ทางเลือกที่ 1 การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software)

    -  ทางเลือกที่ 2 ว่าจ้างบริษัทจากภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ (Outsourcing)

    -  ทางเลือกที่ 3 ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development)

     แนวทางเลือกในการพัฒนา

     แนวทางเลือกที่ 1 : การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software) มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

     การประเมินแนวทางเลือกที่ 2
     ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้
น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้
               -  น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก
               -  น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี
               -  น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

               -  น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง
     ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้
ตารางการประเมินแนวทางเลือกที่ 1
     สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1
ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้ ซอฟต์แวร์ A มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการของบริษัทมากที่สุด

     ทางเลือกที่ 2 : ว่าจ้างบริษัทจากภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ (Outsourcing) มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

     การประเมินแนวทางเลือกที่ 2
ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้
               -  น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก
               -  น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี
               -  น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้
               -  น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง
     ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้
ตารางการประเมินนาวแทงเลือกที่ 2
     สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2
ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้ บริษัท A มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

     ทางเลือกที่ 3 : ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development) มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

     การประเมินแนวทางเลือกที่ 3

ไม่มีการประเมิน เพราะไม่มีการเปรียบเทียบ
     สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3

     ทางทีมงานพิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำโดยใช้ระยะเวลาดำเนินการจำนวนทั้งสิ้น 6 เดือนและมีค่าใช้จ่ายในการดำ เนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 280,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา        ค่าเบ็ดเตล็ดและค่าสำรองฉุกเฉินเป็นต้น)

     เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้งสาม

     ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทางจะนำเสนอเข้าสู่การพิจารณาของผู้บริหารเพื่อที่จะพิจารณาเลือกแนวทางตามที่ได้นำเสนอจากทีมงานพัฒนาพร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม โดยมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

     สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

     ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเพื่อเลือกแนวทางที่ดีในการใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งเนื่องจากมีความเหมาะสมตามวัตถุประสงค์ของระบบ และตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานแล้ว ยังมีความคุ้มค่าในการลงทุนอีด้วย และยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีให้กับพนักงานภายในบริษัท พร้อมทั้งได้กำหนดมาตรการและมอบหมายแก่ผู้บังคับบัญชาโดยตรง คอยควบคุมดูแลทีมงานให้พัฒนาและดำเนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้

ขั้นตอนที่ 2

การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

     เป้าหมาย

     นำระบบคลังสินค้า มาใช้งานในบริษัทเพื่อตอบสนองความต้องการของแผนกคลังสินค้า เพื่ออำนวยความสะดวกสบายในการตรวจเช็คสินค้า และเพื่อลดภาระของแผนกคลังสินค้า
     วัตถุประสงค์
     เพื่อวิเคราะห์ ออกแบบ และพัฒนาให้เป็นระบบคลังสินค้า ที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้อย่างมีประสิทธิ์ภาพและช่วยแก้ไขปัญหาต่างๆให้มากที่สุดในการทำงาน
     ขอบเขตของระบบ
     โครงการพัฒนาระบบคลังสินค้าได้มีการจัดทำขึ้นโดยใช้ทีมงามเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบมา        รับผิดชอบโครงการ และได้กำหนดขอบเขตของระบบนี้มีรายละเอียดดังต่อไปนี้
1.  ระบบจะต้องใช้งานง่ายและสะดวก และรวดเร็ว
2.  ระบบจะต้องเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดต่อการทำงาน 
3.  ระบบจะต้องมีความถูกต้องและแม่นยำมากที่สุด
4.  มีความสะดวกต่อการค้นหา 

5.  ระบบมีการจัดแบ่งส่วนต่างๆอย่างชัดเจนคบถ้วน
     ปัญหาที่พบจากระบบเดิม
1.  เอกสารมีจำนวนมาก  ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ 
2.  ไม่ทราบจำนวนสินค้าคงเหลือในคลังสินค้า
     ความต้องการในระบบใหม่ 
1.  การทำงานมีความรวดเร็ว
2.  สามารถเก็บข้อมูลเกี่ยวกับ รายการสินค้า และตรวจสอบข้อมูลดังกล่าวได้
3.  สามารถเพิ่ม แก้ไข  เปลี่ยนแปลงข้อมูลของสินค้าได้
4.  พิมพ์รายงานให้ผู้บริหาร      
     ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่
1.  สินค้าในคลังสินค้ามีพอจำหน่าย
2.  ลดระยะเวลาในการทำงาน
3.  ข้อมูลมีความถูกต้อง

4.  การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น 
     แผนการดำเนินงานของโครงการ
     แผนการดำเนินงานของโครงการที่ต้องการวิเคราะห์ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลง  คือ ระบบคลังสินค้า  และส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องมีดังต่อไปนี้
1.  ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ
2.  ประมาณการใช้ทรัพยากร
3.  ประมาณการใช้งบประมาณ
4.  ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

     1. ทีมงานรับผิดชอบโครงการ
     ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง  4 คน จะ  ดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้

     -  นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

     -  โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ
     2.  ประมาณการใช้ทรัพยากร
     ปัจจุบันทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วมีรายละเอียดต่อไปนี้
1.  เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง
2.  เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน 10 เครื่อง
3.  เครื่องพิมพ์ (Printer) 5 เครื่อง

4.  อุปกรณ์ต่อพวง 5 ชุด (ตามความเหมาะสม)

     3.ประมาณการใช้งบประมาณ
สรุปแล้วงบประมาณที่ใช้พอสรุปในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้
1.1   ผู้จัดการ
     ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา
     นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์                               320,000     บาท
1.2   พนักงาน
      ฝึกอบรมพนักงานและผู้บริหาร 15 คน                                                  3,000   บาท
     วันฝึกอบรมผู้ดูแลระบบ                                                                        2,000    บาท
1.3   จัดชื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์:
     เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้เป็นworkstation                                               65,000   บาท     
     อื่นๆ                                                                                                     16,000   บาท
1.4   ค่าใช้จ่ายระหว่างดำเนินงาน
     ค่าบำรุงระบบ                                                                                      35,000   บาท
     จัดชื่อเก็บข้อมูลสำรอง                                                                          3,000   บาท

                                                                           รวม                             444,000   บาท
     4.  ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน
     ระยะเวลาการดำเนินงานของโครงการระบบการขาย จะใช้เวลาประมาณ 6 เดือน วัน ตั้งแต่เดือน   มกราคม  – มิถุนายน 2558 ซึ่งระยะเวลาที่ประมาณการนี้รวมเพื่อเวลาที่ต้องสูญเสียไปกรณีมีเหตุไม่คาดคิดระยะเวลาดำเนินงาน
     -   จำนวนชั่วโมงจริงในการทำงานในแต่ละวัน หรือส่วนหนึ่งของการประมาณระยะเวลาที่กำหนดไว้ นั่นคือ 8 ชั่วโมงต่อวัน ไม่รวมช่วงพักเที่ยง
     -   เฉพาะวันทำการ คือวันจันทร์-ศุกร์ ไม่นับวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์
     -   หากมีการทำงานในช่วงเวลานอกคือหลังเวลาเลิกงานหรือวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์จะได้รับ OT เพิ่มและวันหยุดนักขัตฤกษ์ได้ค่าแรงเป็น 2 เท่า
     รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร

     จากการที่ได้ศึกษาโครงการพัฒนาระบบคลังสินค้า อาจจะส่งผลต่อการปฏิบัติงานของบริษัท พนักงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ทางบริษัทจึงต้องจัดทำแผนพัฒนาระบบใหม่ขึ้น ทั้งนี้ทางทีมงานจึงได้พัฒนาระบบและได้ศึกษาความเป็นไปได้ทั้ง 3 ด้านของระบบนี้ประกอบด้วย ความเป็นไปได้ทางเทคนิค ความเป็นไปได้ทางการปฏิบัติงาน และความเป็นไปได้ทางด้านระยะการดำเนินงานจะเป็นข้อมูลไว้ช่วยสนับสนุนโดยนำมาใช้งานดังต่อไปนี้
1. ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค
  ทำการศึกษาทั้งทางด้าน Software และHardware ของระบบเดิม ปรากฏว่าใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เชื่อมต่อบนเครือข่ายแบบ LAN Application ที่ใช้ได้แก่
     ·  โปรแกรม Microsoft Office 2010
     ·  โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อจัดการงานคลังสินค้า
2. ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน
     ทำการศึกษาทางด้านการปฏิบัติงานของผู้ใช้กับระบบใหม่ที่จะนำมาใช้ จากการสอบถามข้อมูลพบว่า ระบบใหม่มีความเป็นไปได้ในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นกับการบริหารงานบุคคลที่มีอยู่เดิม ทั้งยังสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ซึ่งช่วยลดปัญหาการนำข้อมูลที่ไม่ถูกต้องไปใช้งานได้ และลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนลงได้
3. ความเป็นไปได้ทางด้านระยะเวลา
     ระยะเวลาในการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบ ใช้เวลาทั้งหมดประมาณ 6 เดือน

ตั้งแต่เดือนมกราคม – เดือนมิถุนายน 2558 ในการดำเนินงานพัฒนาระบบของบริษัท

ขั้นตอนที่ 3

การกำหนดความต้องการของระบบ

     เมื่อระบบคลังสินค้าได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา  ดังนั้น จึงเริ่มต้นด้วยการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม

1.  ออกแบบสอบถาม

     บุคคลที่ตอบแบบสอบถาม คือ  ผู้จัดการแผนกต่าง ๆ ในการตอบแบบสอบถาม การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนาระบบเนื่องจากทางทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์โดยไม่ต้องมีการจดบันทึกไม่รบกวนเวลาทำงานของผู้จัดการแต่ละแผนก สามารถเก็บข้อมูลได้มากตามการตั้งคำถามในแบบสอบถามนี้ผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูลเหตุผลที่เลือกสอบถามผู้จัดการทั้ง 6 ฝ่ายนี้ เนื่องจาก 6 ฝ่ายนี้มีความเกี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบการขายมากที่สุด
จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้
1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN ประกอบด้วย
     1.1 เครื่องแม่ข่าย จำนวน 1 เครื่อง ใช้ซอฟต์แวร์เครือข่าย Windows Server 2007
     1.2 เครื่องลูกข่าย จำนวน 10 เครื่อง ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows XP จำนวน 5 เครื่อง Windows7 จำนวน10 เครื่อง และซอฟต์แวร์สำเร็จรูป
        -  แผนกการขาย ใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel 2007 ในการคำนวณยอดขายสินค้าของแต่ละวัน
        -  แผนกบัญชี ใช้ซอฟต์แวร์สำหรับงานบัญชี AccStar และใช้Microsoft Excel 2007 สำหรับคำนวณเงินยอดการสั่งซื้อ สั่งเบิกสินค้า
        -  แผนกบุคคล ใช้โปรแกรมสำเร็จรูป CRM ในการคิดคำนวณเงินเดือนของพนักงาน
        -  แผนกคลังสินค้า ใช้ซอฟต์แวร์Microsoft Excel 2007ในการคำนวณยอดการเบิกจ่ายของมาใช้ และจำนวนของในสต็อกสินค้า พร้อมพิมพ์รายการสั่งซื้อ
        -  แผนกวัตถุดิบ/จัดซื้อ ใช้ซอฟแวร์ Microsoft word 2007 ในการพิมพ์รายการสั่งซื้อสินค้า
        -  แผนกประชาสัมพันธ์ ใช้ซอฟแวร์ Microsoft Power Point 2007 ในการประชามสัมพันธ์ ข้อมูลข่าวสาร
        -  แผนกผลิตสินค้าใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel 2007ในการเช็คสินค้าที่จะใช้ผลิตและพิมพ์รายการสินค้าที่ผลิตแล้ว
        -  แผนกควบคุมคุณภาพใช้ซอฟต์แวร์Microsoft word 2007 ในการพิมพ์รายการตรวจสอบคุณภาพ
        -  แผนกซ่อมบำรุง ใช้ซอฟต์แวร์Microsoft Excel 2007ในการคำนวณยอดการเบิกจ่ายของมาใช้ซ่อมบำรุง และจัดลำดับการเข้าบริการ ซ่อมบำรุง
     1.3 อุปกรณ์ต่อพ่วง ได้แก่ เครื่องพิมพ์เลเซอร์จำนวน 2 เครื่อง เครื่องพิมพ์อิงค์เซท 2 เครื่องเครื่องถ่าย เอกสาร 1 เครื่อง

     1.4 อุปกรณ์อื่นๆ ตัวปล่อยสัญญาณ Wi-Fi จำนวน 4 ชุด
2. ความต้องการในระบบใหม่
     2.1   สามารถตรวจสอบสินค้าได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ รวดเร็ว
     2.2   สามารถค้นหาข้อมูลของสินค้าได้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น
     2.3   ระบบสามารถประเมินยอดขายสินค้าได้
     2.4   ข้อมูลในระบบสามารถเชื่อมโยงไปยังแผนกอื่นๆได้ แต่จะต้องทำการเข้า Login ก่อน
3. ความต้องการของผู้ใช้ในระบบใหม่
     จากแบบสอบถามและการสัมภาษณ์ ทางทีมงานสามารถสรุปความต้องการในระบบใหม่ได้ดังต่อไปนี้
     3.1   ตรวจสอบข้อมูลปัจจุบันและข้อมูลย้อนหลังได้
     3.2   ข้อมูลของแต่ละแผนกสามารถเชื่อมโยงกันได้
     3.3   ทำให้ขั้นตอนการทำงานไม่มีความซับซ้อน
     3.4   สามารถตรวจสอบข้อมูลสินค้าได้
     3.5   สามารถเรียกดูข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น
     3.6   สามารถแก้ไข ปรับปรุงข้อมูลได้โดยสะดวก
     3.7   เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

     3.8   มีการพิมพ์รายงานข้อมูลสินค้าในคลังสินค้า

ขั้นตอนที่ 4

แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ

     แผนภาพบริษัท ( Context Diagram )

     อธิบาย Context  Diagram ระบบคลังสินค้า
     เริ่มแรกการเข้าใช้โปรแกรมโดยที่จะต้องทำการเข้าสู่ระบบใช้งานระบบก่อน
Context Diagram นี้จะเป็นการทำงานที่เกี่ยวข้องกับหัวหน้าแผนกคลังสินค้าและพนักงานคลังสินค้าโดยที่
พนักงานคลังสินค้า
     -  พนักงานจะเพิ่มข้อมูลการนำสินค้าออกจากคลังไปยังระบบคลังสินค้า
     -  พนักงานจะเพิ่มข้อมูลการนำสินค้าเก็บเข้าคลังไปยังระบบคลังสินค้า
     -  พนักงานจะเพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลสินค้าไปยังระบบคลังสินค้า
     -  พนักงานจะเรียกดูข้อมูลสินค้าในคลังจากระบบคลังสินค้า
     -  ระบบคลังสินค้าจะรายงานข้อมูลสินค้าทั้งหมดในคลังไปยังพนักงาน
     -  ระบบคลังสินค้าจะยืนยันการเพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลสินค้าไปยังพนักงาน
     -  ระบบคลังสินค้าจะรายงานการเพิ่มข้อมูลการนำสินค้าเก็บเข้าคลังไปยังพนักงาน
     -  ระบบคลังสินค้าจะรายงานการเพิ่มข้อมูลการเบิกสินค้าออกจากคลังไปยังพนักงาน
หัวหน้าแผนกคลังสินค้า
     -  หัวหน้าแผนกคลังสินค้าเรียกดูข้อมูลจำนวนสินค้าทั้งหมดในคลังไปยังระบบคลังสินค้า
     -  หัวหน้าแผนกคลังสินค้าเรียกดูข้อมูลการเบิกสินค้าออกจากคลังสินค้าไปยังระบบคลังสินค้า
     -  หัวหน้าแผนกคลังสินค้าเรียกดูข้อมูลการนำสินค้าเก็บเข้าคลังไปยังระบบคลังสินค้า
     -  ระบบคลังสินค้าจะรายงานสรุปข้อมูลการนำสินค้าเข้าคลังไปยังหัวหน้าแผนกคลังสินค้า
     -  ระบบคลังสินค้าจะรายงานการเบิกสินค้าออกจากคลังไปยังหัวหน้าแผนกคลังสินค้า
     -  ระบบคลังสินค้าจะรายงานจำนวนสินค้าในคลังทั้งหมดไปยังหัวหน้าแผนกคลังสินค้า

     -  ระบบคลังสินค้าจะรายงานการเข้าสู่ระบบไปยังหัวหน้าแผนกคลังสินค้า

     อธิบาย Dataflow Diagram Level 0
     จาก DFD level   0 สามารถแบ่งขั้นตอนการทำงานภายในระบบออกเป็น 4 ระบบ ดังนั้นจึงแยก Process ที่  เกี่ยวข้องกับระบบ ดังรายละเอียดต่อไปนี้ 
     - Process 1.0 เข้าสู่ระบบ
เป็นระบบการเข้าใช้งานระบบโดยที่จะต้อง Login เข้าใช้งานระบบก่อนจึงเข้าไปใช้งานระบบอื่นๆได้
     - Process 2.0 เพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลสินค้า
โปรเซสเพิ่มลบแก้ไขข้อมูลสินค้าเป็นระบบจัดการเกี่ยวกับสินค้าทั้งหมดสามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจากโปรเซส  ดังนี้เมื่อพนักงานคลังทำการเพิ่มลบแก้ไขข้อมูลสินค้าโดยที่กรอกข้อมูลเข้าระบบเมื่อมีข้อมูลเข้ามาที่ระบบระบบจะทำการนำข้อมูลที่ได้รับไปบันทึกที่แฟ้มข้อมูลของข้อมูลสินค้าแล้วระบบก็จะทำการส่งการยืนยันการเพิ่มข้อมูลสินค้ากลับมาที่พนักงานและถ้าพนักงานต้องการแก้ไขข้อมูลสินค้าจะต้องเรียกดุข้อมูลที่ต้องการแก้ไขก่อน แล้วจึงทำการแก้ไขได้จากนั้นระบบจะทำการบันทึกการแก้ไขพร้อมกับส่งการยืนยันการแก้ไขข้อมูลกลับมาที่พนักงาน     
     - Process 3.0 เพิ่มข้อมูลการนำสินค้าเก็บเข้าคลัง
โปรเซสเพิ่มข้อมูลการนำสินค้าเก็บเข้าคลังเป็นระบบที่ทำหน้าที่เก็บข้อมูลการนำสินค้าเข้าเก็บในคลังสินค้าซึ่งระบบจะทำงานโดยที่พนักงานเพิ่มข้อมูลการนำสินค้าเข้าเก็บในคลังสินค้าว่ามีสินค้าอะไรบ้างประเภทอะไรบ้างจำนวนเท่าไร ระบบจะนำข้อมูลไปจัดเก็บเข้าแฟ้มข้อมูลของข้อมูลการนำสินค้าเก็บเข้าคลังแล้วระบบจะทำการส่งรายงานข้อมูลการนำสินค้าเข้าเก็บในคลัง
     - Process 4.0 เพิ่มข้อมูลการนำสินค้าออกจากคลัง
โปรเซสเพิ่มข้อมูลการเบิกสินค้าออกจากคลังเป็นระบบหน้าที่ในการออกใบเบิกสินค้าออกจากคลังโดยที่ให้พนักงานทำการเพิ่มข้อมูลสินค้าที่ต้องการเบิกลงในระบบการเพิ่มข้อมูลการเบิกสินค้าออกจากคลังแล้วระบบจะทำการบันทึกข้อมูลในแฟ้มข้อมูลจากนั้นระบบจะทำการออกใบเบิกสินค้าให้กับพนักงาน
     - Process 5.0 พิมพ์รายงาน

หัวหน้าแผนกจะส่งความต้องการรายงานข้อมูลสินค้าทั้งหมดในคลัง ข้อมูลการนำสินค้าเก็บเข้าคลัง และข้อมูลการนำสินค้าออกจากคลัง แล้วระบบจะทำการรายงานข้อมูลมายังหัวหน้าแผนกคลังสินค้า ส่วนพนักงานคลังต้องการ การยืนยัน ลบ เพิ่ม แก้ไข ข้อมูลสินค้า   ข้อมูลสินค้าทั้งหมดในคลัง  ข้อมูลการนำสินค้าเก็บเข้าคลัง และข้อมูลการนำสินค้าออกจากคลัง  ระบบจะทำการรายงานข้อมูลมายังพนักงานคลัง

Dataflow Diagram Level 1 of Process 1

     อธิบาย  Dataflow Diagram Level 1 of Process 1 เข้าสู่ระบบ
     - Process 1.1 ตรวจสอบ ชื่อผู้ใช้-รหัสผ่าน
พนักงานคลังและหัวหน้าแผนกการคลังส่งข้อมูลชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านมาเพื่อทำการตรวจสอบ
ตรงกันหรือไม่เพื่อเป็นการป้องกันการแอบอ้างการเข้าใช้งานระบบ
     - Process 1.2 เข้าสู่ระบบสำเร็จ

เมื่อมีการเข้าใช้งานระบบสำเร็จระบบจะทำการแจ้งกลับว่าเข้าระบบสำเร็จแล้วก็จะเริ่มใช้งานระบบต่างๆที่มีได้

Dataflow Diagram Level 1 of Process 2 

     อธิบาย Dataflow Diagram Level 1 of Process 2 ระบบจัดการข้อมูลสินค้า
     - Process 2.1 เพิ่มข้อมูลสินค้า
ได้รับข้อมูลการเพิ่มสินค้าจากพนักงานจะนำข้อมูลไปบันทึกลงในแฟ้มข้อมูลสินค้าและจะส่งการยืนยันการเพิ่มข้อมูลกลับไปให้พนักงาน
     - Process 2.2 เรียกดูข้อมูลสินค้า
เมื่อมีการเรียกดูข้อมูลจากพนักงาน Process 1.2 จะทำการเรียกดูข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลสินค้ามาแสดงให้พนักงานและจะส่งต่อให้ Process ถัดไป
     - Process 2.3 แก้ไขข้อมูลสินค้า
เมื่อมีการเรียกดูข้อมูลผ่าน Process 2.2 แล้วพนักงานสามารถแก้ไขข้อมูลที่แสดงขึ้นมาได้
แล้วจะทำการส่งข้อมูลที่ถูกแก้ไขไปบันทึกทับข้อมูลเดิมที่แฟ้มข้อมูลสินค้า
     - Process 2.4 ลบข้อมูลสินค้า
เมื่อมีการเรียกดูข้อมูลผ่าน Process 2.2 แล้วพนักงานสามารถลบข้อมูลที่แสดงขึ้นมาได้ Process

2.4 จะทำการลบข้อมูลที่ถูกเลือกออกจากแฟ้มข้อมูลสินค้า

Dataflow Diagram Level 1 of Process 3

     อธิบาย Dataflow Diagram Level 1 of Process 3 ระบบเพิ่มข้อมูลการนำสินค้าเก็บเข้าคลัง
     - Process 3.1 เพิ่มข้อมูลการนำสินค้าเก็บเข้าคลัง
เมื่อได้รับการเพิ่มข้อมูลการนำสินค้าเข้าเก็บที่คลัง Process 3.1 จะทำการเพิ่มข้อมูลสินค้าเก็บเข
คลังลงแฟ้มข้อมูลการนำสินค้าเก็บเข้าคลัง
     - Process 3.2 พิมพ์รายงาน

เมื่อมีการเพิ่มข้อมูลจาก Process 3.1 แล้วเก็บบันทึกข้อมูลลงในแฟ้มข้อมูล Process 3.2 จะทำการนำข้อมูลที่ถูกบันทึกมาพิมพ์รายงานส่งกลับไปให้กับพนักงานคลัง

Dataflow Diagram Level 1 of Process 4

     อธิบาย Dataflow Diagram Level 1 of Process  4 ระบบเพิ่มข้อมูลการนำสินค้าออกจากคลัง
     - Process 4.1 เพิ่มข้อมูลการเบิกสินค้า
เมื่อมีการเพิ่มข้อมูลการเบิกสินค้าออกจากคลัง Process 4.1 จะทำการนำข้อมูลที่ได้รับมาไป
บันทึกลงในแฟ้มข้อมูลการนำสินค้าออกจากคลัง
     - Process 4.2 พิมพ์รายงาน

เมื่อมีการเพิ่มข้อมูลแล้วเก็บบันทึกข้อมูลลงในแฟ้มข้อมูลจะทำการนำข้อมูลที่ถูกบันทึกมาพิมพ์ใบเบิกสินค้าส่งกลับไปให้พนักงาน

Dataflow Diagram Level 1 of Process 5

     อธิบาย Dataflow Diagram Level 1 of Process  5 ระบบพิมพ์รายงาน

     -Process 5.1 ระบบตรวจสอบข้อมูล

     ผู้จัดการและพนักงานจะส่งข้อมูลที่ต้องการไปยังระบบตรวจสอบข้อมูล ระบบจะทำการ

ตรวจสอบ  ข้อมูลโดยดึงข้อมูลที่ต้องการมาจากแฟ้มข้อมูลที่ต้องการแล้วส่งข้อมูลที่ได้ไปพิมพ์รายงาน

     - Process 5.2 พิมพ์รายงาน

     นำข้อมูลที่ต้องการมาทำการพิมพ์ โดยจะดึงข้อมูลสินค้า ข้อมูลการนำสินค้าเก็บเข้าคลัง  และข้อมูลการนำสินค้าเก็บออกจากคลัง มาจากแต่ละแฟ้มข้อมูลที่ต้องการพิมพ์

     แบบจำลองข้อมูล (Data Modeling)

     ขั้นตอนการกำหนดความต้องการของระบบการขาย ด้วย E-R Diagram ของระบบคลังสินค้า

นอกจากการจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ (Process Modeling) ด้วยแผ่นภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram) ในการกำหนดความต้องการของระบบแล้วยังต้องจำลองข้อมูล (Data Modeling) ทั้งหมดในระบบด้วยแผนภาพแสดงความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูล (Entity Relationship Diagram : E-R Diagram) โดยข้อมูลนั้นมีความหมายรวมทั้งแต่ข้อมูลที่อยู่บนเอกสารหรือรายงานต่าง บุคคลที่เกี่ยวข้องกับระบบ ซึ่งแบบจำลองที่แสดงให้เห็นเป็นแบบจำลองของระบบคลังสินค้า ในระบบคลังสินค้าสามารถสร้าง E-R Diagram ตามขั้นตอนต่อไปนี้

แสดงความสัมพันธ์และแผนภาพ E-R Diagram

     โครงสร้างฐานข้อมูลระบบคลังสินค้าได้มีการจัดการสร้างตารางเพื่อสร้างความสัมพันธ์กันของข้อมูลโดยมีตารางดังต่อไปนี้

     - ตาราง U_stock ใช้จัดเก็บข้อมูลผู้ใช้งานระบบโดยจะใช้ในการตรวจสอบของ Process Login

     - ตาราง Product ใช้จัดเก็บข้อมูลสินค้า

     - ตาราง type_prdใช้จัดเก็บประเภทสินค้า

     - ตาราง Picking ใช้จัดเก็บข้อมูลการเบิกสินค้า

ขั้นตอนที่ 5

การออกแบบ User Interface

     การออกแบบส่วนติดต่อกับผู้ใช้ (User Interface Design)

     เป็นการออกแบบจอภาพเพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถโต้ตอบกับระบบได้ตามความต้องการอย่างมีประสิทธิภาพในปัจจุบันนิยมใช้การออกแบบส่วนติดต่อกับผู้ใช้แบบกราฟิก (Graphic User Interface)

                                                                     แสดงหน้าเข้าสู่ระบบ

                                                               แสดงหน้าเมนูของระบบ

                                                            แสดงหน้าการจัดการข้อมูล 

                                                           แสดงหน้าเบิกสินค้าออกจากคลัง

ขั้นตอนที่ 6 

การพัฒนาและติดตั้งระบบ

     ทีมงานได้จัดทำ คู่มือและเอกสารการใช้โปรแกรมของระบบการขายเพื่อให้ผู้ใช้ระบบ สามารถเข้าใจการทำงานของโปรแกรมได้มากยิ่งขึ้น ระบบคลังสินค้า เป็นระบบที่สามารถทำงานได้หลายหน้าที่และมีระบบย่อยๆ

     โปรแกรมระบบคลังสินค้าเป็นโปรแกรมที่ทาซึ่งประกอบด้วยระบบย่อยทั้งหมด 3 ระบบได้แก่

1. ระบบการเพิ่มลบแก้ไขข้อมูลสินค้าสามารถเพิ่มลบแก้ไขบันทึกข้อมูลของสินค้าในคลังได้

2. ระบบการเพิ่มข้อมูลการเพิ่มสินค้าในคลังเพื่อเก็บข้อมูลการนำสินค้าเข้าเก็บในคลังจะทำให้ทราบถึงยอดการมีอยู่ของสินค้าในคลังว่ามีจำนวนเท่าไหร่และสามารพิมพ์รายงานยอดสินค้าที่เก็บเข้าคลังได้

3. ระบบการเบิกสินค้าเป็นระบบที่จะออกใบเบิกสินค้าให้กับพนักงานโดยการเพิ่มข้อมูลลงในระบบจะทำการพิมพ์ใบเบิกสินค้าให้กับพนักงานและจัดเก็บข้อมูลการเบิกสินค้าลงฐานข้อมูล

การติดตั้งระบบทีมงานเลือกที่จะติดตั้งระบบแบบขนาน คือ การใช้ระบบใหม่และระบบเก่าไปพร้อมๆกันเพราะทีมงานที่พัฒนาระบบได้เล็งเห็นถึงความสำคัญในการดำเนินงานเพราะถ้าหาวางระบบใหม่ทั้งหมดทีเดียว อาจทำให้การดำเนินงานเกิดการขัดข้องได้จึงเลือกที่จะติดตั้งระบบแบบขนาน

ขั้นตอนที่ 7

ซ่อมบำรุง

     การซ่อมบำรุงนั้นจะขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมีปัญหาอะไรบ้างจะอยู่ในความดูแลของผู้พัฒนาระบบมีการดูแลระบบอย่างต่อเนื่องเมื่อระบบมีปัญหาทางผู้พัฒนาระบบจะทำการซ่อมแซมระบบอย่างรวดเร็วหลังเกิดปัญหา